Slimme apps voor ondernemers om BTW bij te houden

Je bent ondernemer en dan komt er al snel een moment waarop je jezelf afvraagt: “Hoe houd ik in hemelsnaam het overzicht over mijn BTW?” Gelukkig zijn er tal van slimme apps die je hierbij kunnen helpen. Geen gesjouw meer met bonnetjes en spreadsheets, het is tijd om technologie in te zetten. Ontdek in dit artikel hoe je met de juiste tools je BTW relaxed kunt bijhouden, zodat je je kunt focussen op wat echt telt: jouw bedrijf!

Wat is BTW en waarom is het belangrijk?

Wat is BTW eigenlijk?

De Belasting Toegevoegde Waarde (ook wel BTW) is een belasting die je als ondernemer in rekening brengt bij je klanten. Jij ontvangt die BTW en geeft het uiteindelijk weer door aan de belastingdienst. Dit lijkt simpel, maar geloof me, het kan snel verwarrend worden. Wist je dat er verschillende tarieven zijn? We hebben het hoog, laag, en zelfs een nultarief.

Daarnaast gelden er soms ook uitzonderingen. Je kunt met jouw diensten of producten in Nederland van het hoog (21%) of laag (9%) BTW-tarief te maken krijgen. En als je internationale klanten hebt, komt het nultarief om de hoek kijken. Houd dat hoofd maar koel, want een slimme app kan je hier echt bij helpen!

Waarom bijhouden?

Het bijhouden van je BTW is essentieel, niet alleen om boetes te voorkomen, maar ook om te zorgen dat je altijd op de hoogte bent van je financiële situatie. Een tekortkoming in je BTW-registratie kan leiden tot ongewenste verrassingen. En geloof me, die houd je liever voor de belastingdienst dan na een gezellige vrijdagmiddagborrel!

Slimme apps: De redders in nood

Er zijn tal van apps die jou helpen bij het bijhouden van je BTW. Maar welke zijn nou écht slim? Hier zijn een paar toppers:

1. Exact Online

Exact Online is een van de meest gebruikte boekhoudprogramma’s voor ondernemers. Je hebt toegang tot:

Reële tijd inzicht in je BTW

Automatische BTW-aangifte

Integratie met je bankrekening

Met Exact Online kun je je BTW eenvoudig bijhouden. Ze hebben tevens een handige mobiele app, zodat je nooit meer een bonnetje kwijt raakt. En wie weet? Misschien maak je je onterecht druk om je BTW en is een app alles wat je nodig hebt!

Lees ook: 5 tools om zakelijke bonnen en facturen te bewaren

2. Moneybird

Moneybird is perfect voor zelfstandigen. Deze app laat je eenvoudig facturen maken en houdt je BTW automatisch bij. Onthoud:

Je kunt klanten via de app herinneren aan openstaande facturen.

Koppeling met je bank is mogelijk.

Als je het bijhouden van je boekhouding saaier vindt dan een lezing over het belang van houtrotpreventie, dan heeft Moneybird wellicht de oplossing voor je!

3. Rompslomp

Rompslomp is de naam die zegt wat het doet: rompslomp verminderen! Met deze app zie je in één oogopslag:

Welk bedrag je verschuldigd bent aan de belastingdienst

Het overzicht van je facturen en bonnetjes als een pro!

Een app die je helpt om de rompslomp uit je boekhouding te halen? Klinkt als muziek in de oren.

Integratie met andere tools

Een slimme app is nog slimmer als je die kunt integreren met andere tools. Hier zijn enkele apps die vaak goed samenwerken met de eerdergenoemde boekhoudapps:

1. Kapers

Kapers biedt een makkelijke verbinding tussen je webshop en je boekhouding. Dit is vooral handig als je online verkoopt. Je kunt:

Facturen automatisch laten genereren

De juiste BTW berekenen op basis van land en product

Gemak dient de mens, blijkt maar weer!

2. Salesforce

Als je Salesforce gebruikt voor klantbeheer, kun je het integreren met financiële apps. Zo heb je alle informatie bij de hand die je nodig hebt om je BTW in de gaten te houden.

3. Mailchimp

Denk je dat Mailchimp alleen voor je nieuwsbrieven is? Think again! Via integratie kun je marketingcampagnes linkjes geven aan de financiële data die je bijhoudt. Je ziet in 1 oogopslag hoe je campagnes impact hebben op je omzet.

Wat als…

Stel dat je een factuur niet verstuurt. Met sommige van deze apps krijg je een waarschuwing als je rekening moet houden met de termijn voor de BTW-aangifte. Zo voorkom je dat je eindigt met een ereschuld aan de belastingdienst, en laten we eerlijk zijn: dat is de nachtmerrie van elke ondernemer.

De voordelen van BTW apps

Waarom zou je nu een app inzetten voor je BTW-registratie? Hier zijn enkele grote voordelen:

Tijdbesparing

Minder kans op fouten

Altijd inzicht in je cijfers

Een app maakt de lastige administratie een stuk eenvoudiger. Je kunt meer doen met je tijd, zoals het ontwikkelen van nieuwe producten of het toevoegen van die geniale koffiehoek bij je bureau!

Bespaar tijd

Wist je dat ondernemers gemiddeld 8 uur per maand spenderen aan het bijhouden van hun boekhouding? Dat is tijd die je anders kunt besteden aan networking of het uitwerken van die geweldige pitch voor die ene klant!

Tips voor gebruik van BTW-apps

1. Regelmatig bijwerken

Probeer je app regelmatig bij te werken. Elke week een middag om je bonnen en facturen in te voeren? Win-win!

Meer handige info: 5 Beste Boekhouding Apps voor de BTW aangifte (2024)

2. Maak gebruik van trainingen

De meeste apps bieden trainingen aan. De moeite waard! Het is niet zo moeilijk als het lijkt, ook al ziet je boekhouding eruit als een reusachtig spinnenweb.

3. Blijf op de hoogte van btw-wijzigingen

BTW-wetgeving kan veranderen. Stel een Google Alert in om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Dat kan je een hoop gedoe en verrassingen schelen.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet ik mijn BTW bijhouden?

Bij voorkeur elke maand. Zo blijf je op de hoogte van je cijfers en voorkomt dat je in de knel komt met je aangifte.

Wat als ik een fout maak in mijn BTW-aangifte?

Geen paniek! Fouten komen voor. Je kunt binnen 5 jaar je aangifte aanpassen als je een correctie moet doen. Zorg wel dat je dit zo snel mogelijk doet.

Zijn er gratis apps voor het bijhouden van BTW?

Ja! Er zijn zeker gratis apps beschikbaar, maar vaak bieden betaalde versies meer functionaliteit en ondersteuning. Kijk goed wat je precies nodig hebt.

Kan ik mijn BTW ook bijhouden zonder een app?

Ja, dat kan, maar het is een stuk minder efficiënt. Handmatig bijhouden kost tijd en vergroot de kans op fouten. Bovendien is het saai! Met een app heb je in één oogopslag al je gegevens op een rijtje.

Hopelijk ben je nu goed geïnformeerd over de verschillende slimme apps om je BTW bij te houden. De wereld van boekhouding hoeft niet ingewikkeld te zijn, en met de juiste tools hoef je er zelfs geen slapeloze nachten van te krijgen!