Als ondernemer wil je natuurlijk geen cent te veel betalen. Dit geldt zeker voor de belasting die je betaalt, en dan vooral de BTW. Wat als ik je vertel dat je waarschijnlijk recht hebt op een flinke teruggave? Ik heb de turfjes in de administratie flink bestudeerd en dit alles is niet alleen een noodzakelijk kwaad, maar ook een slimme zet. Laten we het eens stap voor stap ontleden!
Wat is BTW en Waarom is het Belangrijk?
De Basis van BTW
BTW, ofwel Belasting Toegevoegde Waarde, is een belasting die je betaalt wanneer je een product of dienst koopt. Er zijn verschillende tarieven, maar de meeste ondernemers maken gebruik van het standaardtarief van 21%. Dit percentage kan dan flink oplopen als je met grote investeringen in de weer bent.
Dus, als jij een laptop van €1.000 koopt voor je bedrijf, betaal je in feite €1.210. Die extra €210 is de BTW. En waar gaat die naartoe? Juist ja, naar de staatskas!
Waarom zou je BTW terugvragen?
Stel je voor dat je als ondernemer een jaar om je oren hebt gehad. Je hebt heel wat uitgegeven aan materialen, diensten en andere zakelijke kosten. Dan is het natuurlijk vreemd als je de BTW die je hebt betaald, niet terugvraagt. Waarom zou je het geld zomaar weggeven? Elke euro telt, vooral als je kijkt naar de impact op je cashflow.
Hoe werkt het terugvragen?
Het terugvragen van BTW gebeurt meestal via je de aangifte omzetbelasting. Op deze manier geef je aan wat je hebt betaald en wat je hebt ontvangen. Het verschil wordt met een beetje geluk in je voordeel berekend.
Typen Zakelijke Kosten waar je BTW op kunt Terugvragen
Investeringen en Aankopen
- Materiaal: Heb je bijvoorbeeld €5.000 uitgegeven aan nieuwe machines? De BTW die je hebt betaald, kan zomaar €1.050 zijn. Als je die terugvraagt, komt dat mooi van pas!
- Kantoorbenodigdheden: Iedere pen, papier en ook je koffiemachine zijn kosten die je kunt terugvragen. Je hebt geen idee hoeveel BTW er in die onbenullige dingen schuilgaat.
Diensten
- Inhuur van freelancers: Huur je een freelancer in voor een project? Dan mag je ook op de BTW van zijn of haar vergoeding aanspraak maken. Dat kan een flink verschil maken.
- Scholing en Training: Investeren in jezelf is ook investeren in je bedrijf. De BTW op deze kosten kan opnieuw teruggevraagd worden. Win-win!
Voorbeeld van BTW-terugvragen
Laten we een voorbeeld bekijken. Stel je hebt in het afgelopen kwartaal voor €10.000 aan zakelijke kosten gemaakt. De BTW die je hierover betaalt is €2.100. Aan de andere kant heb je €15.000 aan verkopen gedaan, waarvan de BTW €3.150 is.
Lees ook: Voorwaarden bij terugvragen van btw – Belastingdienst
In dit geval kan je het volgende berekenen:
| Type | Bedrag | BTW |
|---|---|---|
| Zakelijke kosten | €10.000 | €2.100 |
| Verkopen | €15.000 | €3.150 |
| Totaal terug te vragen | €1.050 |
Dit is wat je dus terug kunt vragen: €1.050. Mooie meevaller, toch?
Hoe Dien je een BTW Teruggaaf Aan?
Stap voor Stap Proces
-
Verzamel je Bonnen: Zorg dat je alle facturen en bonnetjes bij de hand hebt. Met bonnen werkt het beter dan met een half (over)gemiddelde herinnering!
-
Log In op de Belastingdienst: Ga naar de website van de Belastingdienst en log in op je persoonlijke pagina.
-
Dien je Aangifte in: Vul je omzetbelasting in. Geef aan hoeveel BTW je hebt betaald op je kosten en hoeveel je hebt ontvangen van klanten.
-
Controleer je Aangifte: Neem de tijd om alles goed te controleren. Het is een beetje zoals het beoordelen van die ene planning die je voor een klant hebt gemaakt; een klein foutje kan grote gevolgen hebben.
-
Verzend: Na indienen krijg je vaak een bevestiging. Je ontvangt het bedrag meestal binnen enkele weken. Lekker een extraatje voor je bedrijf!
Wat als je een Fout Maakt?
Geen paniek! Het kan iedereen overkomen. Maak je aangifte fout, dan kun je dit meestal corrigeren in een volgende aangifte. Gewoon eerlijk zijn en het rechtzetten.
Veelgemaakte Fouten bij het Terugvragen van BTW
1. Onvolledige Documentatie
Zorg ervoor dat je alles goed documenteert. Net zoals je moeder altijd zegt: “Heb je je huiswerk wel gedaan?” Dat geldt ook voor je administratie!
2. Persoonlijke Kosten
Vergeet niet dat je alleen zakelijke kosten kunt terugvragen. Dus die nieuwe smartphone voor privégebruik? Nee, dat mag niet. Dat kan je bedrijfsaccount allicht geen goed doen!
3. Kloppen van BTW Tarieven
Check of je wel het juiste BTW-tarief gebruikt. Een verkeerd percentage kan je een hoop gedoe opleveren. Die 21% is niet zomaar wat, hou daar rekening mee!
4. Niet Tijdig Indienen
Indien je na de deadline indient, is de kans groot dat je de teruggave kunt vergeten. Dat zou zonde zijn!
Meer handige info: Btw aftrekken? Houd dan rekening met deze regels en …
Voor zakelijke kosten terugvragen, wat heb je nodig?
Essentiële Documenten
- Facturen van gekochte goederen en diensten
- Bonnetjes van kleinere aankopen
- Registratie van alle zakelijke uitgaven (een spreadsheet kan daarbij helpen)
Houd je administratie op orde
Laten we eerlijk zijn: niemand houdt van het woord ‘administratie’. Maar het is als het dus doen van de afwas; hoe eerder je het doet, hoe minder erg het is!
Veelgestelde Vragen
1. Hoe vaak kan ik BTW terugvragen?
Je kunt in principe iedere periode (meestal elk kwartaal) aangifte doen en BTW terugvragen. Zorg ervoor dat je alle kosten en verkopen goed bijhoudt.
2. Wat als ik als starter geen kosten heb gemaakt?
Geen probleem! Als je geen kosten hebt, doe je gewoon geen aangifte. Maar in dat geval houdt het natuurlijk ook op.
3. Kan ik BTW terugvragen van buitenlandse leveranciers?
Zeker weten! Houd er rekening mee dat het terugvragen van buitenlandse BTW enige extra stappen kan vereisen. Maar dat is niets wat een goede ondernemer niet aankan!
4. Hoeveel tijd heb ik om BTW terug te vragen?
Je hebt meestal 5 jaar de tijd om terug te vragen. Maar stel niet uit tot het laatste moment, je weet maar nooit!
Dus, aan de slag met die administratie, het kan je een hoop opleveren! Want zoals we allemaal weten, is een euro die je terugkrijgt, eigenlijk twee die je bespaart.