Voor veel mensen is koffie meer dan een drankje. Het geeft energie, verhoogt de productiviteit en zorgt vaak voor een moment van sociale verbinding op de werkvloer. Een goed kopje koffie kan zelfs de motivatie van medewerkers versterken.
Voor ondernemers zijn de kosten van koffie echter niet gering. Denk aan de aanschaf of huur van een koffieautomaat, het onderhoud en de dagelijkse levering van bonen of cups. Gelukkig is het in veel gevallen mogelijk om deze kosten deels terug te krijgen via de belasting.
Om dat goed te doen is het belangrijk de regels rond btw en aftrekbaarheid te kennen.
Wanneer is BTW op koffie aftrekbaar?
Niet elke ondernemer kan zomaar de btw op koffie terugvragen. De Belastingdienst hanteert duidelijke voorwaarden.
Belangrijk om te weten:
- Er moeten meerdere werknemers in dienst zijn.
- De btw kan worden meegenomen in de aangifte onder de post voedsel, drank, studiereizen en dergelijke.
- Voor een eenmanszaak geldt dat de koffie die de ondernemer zelf drinkt niet aftrekbaar is.
- Wordt er koffie aangeboden aan klanten tijdens een afspraak op kantoor of elders? Dan mag de btw hier wél op worden teruggevorderd.
- Een koffieautomaat mag eenmaal per jaar worden afgeschreven.
Kortom: koffie voor het team of voor klanten kan fiscaal voordeel opleveren, maar koffie voor eigen gebruik in een eenmanszaak niet.
Koffiecontracten en btw tarieven
Veel bedrijven sluiten tegenwoordig een koffieovereenkomst. Daarbij krijgen zij vaak een machine in bruikleen, inclusief service en onderhoud. Ook worden de bonen of cups regelmatig geleverd.
Het is belangrijk om goed op de verschillende btw tarieven te letten, omdat niet alle onderdelen onder hetzelfde percentage vallen:
| Kostenpost | Btw tarief |
|---|---|
| Koffie (bonen, cups, gemalen) | 9% |
| Onderhoud koffiemachine | 21% |
| Lease/huur koffiemachine | 21% |
Veelgemaakte fout: sommige ondernemers rekenen overal 21% btw over. Dat lijkt misschien makkelijker, maar kan later problemen geven. De Belastingdienst kan het teveel teruggevraagde bedrag terugvorderen, wat leidt tot onaangename verrassingen.
Praktische tips voor ondernemers
Om optimaal gebruik te maken van de belastingvoordelen rondom koffie, kun je het volgende doen:
- Controleer je facturen zorgvuldig. Zorg dat er duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen de leveringen van koffie (9%) en diensten zoals onderhoud of lease (21%).
- Leg afspraken met leveranciers goed vast. Vraag om een gespecificeerde factuur, zodat je bij de btw aangifte geen fouten maakt.
- Houd bij wie de koffie drinkt. Voor eigen consumptie in een eenmanszaak geldt geen aftrek, maar voor medewerkers en klanten wel.
- Plan de afschrijving van de machine. Eenmaal per jaar afschrijven voorkomt dat je iets over het hoofd ziet.
- Voorkom naheffingen. Door direct de juiste btw percentages te hanteren, hoef je later niets terug te betalen.